Ochrana osobních údajů

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

SYSMA CZ s.r.o.
Rybná 716/24, Staré Město
110 00 Praha 1

IČ: 06110347
DIČ: CZ06110347
společnost zapsaná u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 276295

Kontakt pro otázky týkající se ochrany osobních údajů: [email protected]

Jaké údaje zpracováváme

V souvislosti s našimi obchodními vztahy a poskytováním IT služeb zpracováváme zejména:

• identifikační údaje – jméno, příjmení, titul, společnost a pracovní pozice,
• kontaktní údaje – e-mail, telefon a kontaktní adresu,
• obchodní a smluvní údaje – údaje související s nabídkami, objednávkami, smlouvami, fakturací a komunikací,
• technické a provozní údaje, pokud jsou nezbytné pro poskytování našich služeb, technické podpory nebo řešení incidentů.

Vzhledem k charakteru našeho podnikání jde převážně o profesní a obchodní kontaktní údaje.

Proč osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme pouze pro konkrétní účely a na odpovídajícím právním základě.

Poskytování služeb a plnění smluv

Údaje používáme pro přípravu nabídek, uzavírání a plnění smluv, poskytování IT služeb, technické podpory, servisních služeb a související komunikaci.

Právním základem je zejména plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Údaje kontaktních osob zákazníků a partnerů zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu na řádném poskytování služeb a řízení obchodního vztahu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Plnění právních povinností

Některé údaje zpracováváme za účelem plnění účetních, daňových a dalších zákonných povinností. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Ochrana našich práv a bezpečnosti

Údaje můžeme v nezbytném rozsahu zpracovávat také za účelem ochrany právních nároků, bezpečnosti informačních systémů, prevence zneužití a řešení bezpečnostních nebo provozních incidentů. Právním základem je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Obchodní sdělení

Pokud jsme váš elektronický kontakt získali v souvislosti s poskytováním našich služeb, můžeme jej v souladu s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. využít k zasílání informací o našich vlastních obdobných službách. V každém obchodním sdělení umožňujeme jeho jednoduché a bezplatné odmítnutí.

V ostatních případech zasíláme elektronická obchodní sdělení pouze tehdy, pokud k tomu máme odpovídající právní důvod, zejména váš souhlas.

Odkud osobní údaje získáváme

Osobní údaje získáváme zejména:

• přímo od vás,
• od společnosti, kterou zastupujete,
• od našich zákazníků, dodavatelů nebo partnerů v souvislosti s poskytováním služeb,
• z veřejně dostupných registrů a profesních zdrojů.

Pokud jsme údaje nezískali přímo od vás, zpracováváme je pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a v souladu s GDPR.

Komu mohou být údaje zpřístupněny

Osobní údaje zpracovávají především oprávněné osoby SYSMA CZ. V nezbytném rozsahu mohou být zpřístupněny také našim dodavatelům poskytujícím například:

• IT, hostingové a cloudové služby,
• účetní a administrativní služby,
• právní a odborné služby,
• technologické a servisní služby potřebné pro poskytování našich služeb.

Pokud tyto subjekty vystupují jako zpracovatelé osobních údajů, zpracovávají údaje pouze podle našich pokynů a na základě odpovídající smlouvy. Údaje mohou být rovněž zpřístupněny orgánům veřejné moci, pokud nám takovou povinnost ukládají právní předpisy.

Když zpracováváme údaje zákazníků

Při poskytování některých IT, implementačních, dohledových nebo podpůrných služeb můžeme pracovat s osobními údaji, jejichž správcem je náš zákazník. V takovém případě SYSMA CZ vystupuje jako zpracovatel osobních údajů a údaje zpracovává pouze podle pokynů zákazníka a v rozsahu nezbytném pro poskytování sjednané služby. Takové zpracování je upraveno smluvním vztahem a případně smlouvou o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.

Předávání údajů mimo EU

Při používání některých technologických nebo cloudových služeb může dojít ke zpracování osobních údajů mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor. Pokud k takovému předání dochází, využíváme mechanismy a záruky požadované GDPR.

Jak dlouho údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel jejich zpracování. Doba uchování vychází zejména z délky smluvního nebo obchodního vztahu, zákonných archivačních povinností a doby potřebné pro ochranu právních nároků.

Po zániku důvodu pro zpracování údaje vymažeme, anonymizujeme nebo je nadále uchováváme pouze v rozsahu vyžadovaném právními předpisy.

Jak osobní údaje chráníme

Bezpečnost informací je součástí našeho integrovaného systému řízení. Používáme technická a organizační opatření zaměřená zejména na:

• ochranu důvěrnosti, integrity a dostupnosti informací,
• řízení přístupových oprávnění,
• ochranu před neoprávněným přístupem, ztrátou nebo zneužitím dat,
• řízení bezpečnostních rizik a incidentů,
• kontinuitu a obnovu informačních systémů.

SYSMA CZ má zaveden systém managementu informační bezpečnosti podle ISO/IEC 27001:2022. Bezpečnost informací a odpovědné používání technologií jsou současně součástí naší Politiky kvality a integrovaného systému řízení.

Automatizace a umělá inteligence

Automatizaci a nástroje umělé inteligence využíváme s ohledem na bezpečnost, ochranu soukromí, odpovědnost a lidskou kontrolu. Pokud při jejich použití dochází ke zpracování osobních údajů, uplatňujeme stejné zásady ochrany jako při jiném zpracování.

V rámci běžného zpracování zákaznických a obchodních údajů neprovádíme výhradně automatizované rozhodování, které by vůči vám mělo právní nebo obdobně významné účinky ve smyslu čl. 22 GDPR.

Vaše práva

Podle podmínek stanovených GDPR máte zejména právo:

• na přístup ke svým osobním údajům,
• na opravu nepřesných údajů,
• na výmaz nebo omezení zpracování,
• na přenositelnost údajů,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• kdykoliv odvolat souhlas, pokud je zpracování na souhlasu založeno,
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pokud zpracováváme vaše údaje pro účely přímého marketingu, můžete proti tomuto zpracování kdykoliv vznést námitku.

Jak svá práva uplatnit

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na [email protected] nebo písemně na adrese:

SYSMA CZ s.r.o.
Rybná 716/24
110 00 Praha 1

Před vyřízením žádosti můžeme přiměřeným způsobem ověřit vaši totožnost.

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, můžete se obrátit také na:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.gov.cz